Regolamento eventi - Piccoli Amici in Camper

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Regolamento

Premessa
  1. Il  presente regolamento è obbligatorio per tutti i Partecipanti ai raduni  organizzati dall'Associazione "Piccoli Amici in Camper" i quali dichiarano di conoscere,  accettare ed aderire alle norme in esso contenute.
  2. Disciplina  i rapporti tra Associazione e  Partecipanti, per quanto riguarda i raduni organizzati  dall’Associazione.

Eventi e raduni
  1. I Piccoli Amici in Camper (d’ora in poi anche denominata Associazione) è un Associazione senza scopo di lucro dotata di personalità giuridica.  Per il raggiungimento degli scopi statutari e per promuovere lo spirito associativo fra tutti i possessori di veicoli attrezzati per il  campeggio e nell’ottica di accrescere la forza sociale, l’Associazione  organizza raduni a carattere locale, regionale e nazionale, creando ed incentivando occasioni d’incontro fra Soci e  simpatizzanti.
  2. Per  le attività di cui al precedente capoverso l’Associazione si avvale  dell’opera di Soci collaboratori e di uno o più Coordinatori ed  eventuali aiutanti. L’Associazione compie altresì, per conto dei  Partecipanti e nel loro esclusivo interesse, le operazioni necessarie  per la realizzazione dei singoli raduni.
  3. Non è escluso che l’Associazione possa avvalersi di agenzie di viaggio e  tour operator per le mete di più difficile organizzazione.
  4. Il singolo socio non può intraprendere organizzazione privata di raduni  con l’utilizzo del nome "Associazione Piccoli Amici in Camper" ed ogni nome che possa ricondurre all’Associazione.

Staff, Coordinatori ed aiutanti
  1. I Coordinatori ed i loro eventuali aiutanti sono volontari che coadiuvano  l’Associazione nell’ideazione, organizzazione ed esecuzione del raduno.
  2. La  loro opera è prestata per spirito di associazionismo, senza  carattere di professionalità ed abitualità.
  3. Lo Staff costituisce il punto di riferimento per tutti i  Partecipanti per quanto attiene lo svolgimento del raduno. A suo  insindacabile giudizio potrà, fra l’altro:
    1. impartire le direttive e le indicazioni, anche tramite i propri Coordinatoried aiutanti, ritenute necessarie per lo svolgimento del raduno;
    2. decidere  variazioni di programma, qualora cause di forza maggiore o motivi  contingenti lo richiedano, comunicandolo ai Partecipanti;
    3. consentire  a singoli Partecipanti di sganciarsi temporaneamente dal gruppo,  concordando modalità e tempistiche di ricongiungimento;
    4. richiedere  ai Partecipanti di lasciare il Gruppo qualora gli stessi non si  adeguino alle istruzioni ricevute, ostacolino il regolare svolgimento  del raduno o per motivi di incompatibilità con il gruppo.
  4. Lo Staff potrà decidere, in  itinere, di apportare al programma eventuali variazioni giudicate  migliorative per lo svolgimento del raduno.

Modalità di esecuzione dei raduni
  1. Per ogni singolo raduno l’Associazione provvederà alla redazione di un programma.
  2. Il programma verrà messo alla conoscenza di tutti i soci attraverso l'uso singolo o contestuale delle sotto elencate modalità:
    1. Pubblicazione del programma sul sito Associativo;
    2. pubblicazione del programma  nei vari social network.
  3. Il programma dovrà riportare:
    1. la  data di inizio e termine, il luogo di ritrovo e l’indicazione  dell’itinerario e delle tappe;                                                                                                                         
    2. la quota di iscrizione e le modalità (acconto/i e saldo) per il suo versamento;
    3. la data di inizio e di termine e le modalità per le iscrizioni;
    4. il  nominativo e l’indirizzo dell’eventuale operatore turistico cui  l’Associazione ritenga di doversi affidare per l’esecuzione del raduno;
    5. il richiamo al presente regolamento.
  4. Il  programma potrà riportare eventuali specifiche disposizioni,  previsioni, suggerimenti, consigli, obblighi o divieti, connessi allo  specifico raduno ed in considerazione del luogo di destinazione e delle  modalità di svolgimento dello stesso.
  5. Nello svolgimento del raduno normalmente si viaggia in carovana, tuttavia, di  concerto con lo Staff e salvo che motivazioni organizzative non  lo sconsiglino, ogni Partecipante può, sotto la propria esclusiva  responsabilità, staccarsi dal Gruppo per ricongiungersi ad esso, in uno  dei punti tappa previsti dal programma, con le modalità e le tempistiche  concordate con il Coordinatore.

Modifiche o variazioni al programma prima e dopo la partenza
  1. Lo Staff si riserva la facoltà:
    1. di sostituire in qualunque momento il Coordinatore e/o gli aiutanti, qualora cause di forza maggiore o motivi contingenti lo richiedano;
    2. di prolungare il termine della prenotazione e variare il numero minimo dei Partecipanti, qualora lo ritenga opportuno.
  2. Eventuali  variazioni del programma di ogni singolo raduno che saranno effettuate saranno comunicate ai Partecipanti. Ove tali variazioni venissero effettuate negli ultimi 3 giorni dall'inizio dell'evento e ove tali mutamenti comportassero un cambiamento  sostanziale del contenuto e dello scopo del raduno, daranno al Partecipante il diritto di recedere dallo stesso, con facoltà di  richiedere la restituzione di quanto versato per la partecipazione, e  ciò ove la comunicazione di recesso e la richiesta di restituzione  pervengano all’Associazione entro tre giorni dalla comunicazione di  cambiamento del programma.
  3. In  ogni caso restano salvi, e pertanto non daranno diritto ad alcun  rimborso, i mutamenti, in corso di svolgimento, al programma dovuti a  causa di forza maggiore o a motivi contingenti e decisi dal Coordinatore  del raduno a suo insindacabile giudizio.

Prenotazione
  1. Per  ogni singolo raduno è fatto obbligo a coloro che intendano partecipare  alla manifestazione di comunicare all’Associazione la loro adesione  utilizzando l'unica procedura valida presente sul nostro sito www.piccoliamiciincamper.it.
  2. L’adesione  del Partecipante si intenderà perfezionata con il versamento  dell’acconto e/o saldo indicato nel programma e, dove previsto, con l’invio a  mezzo posta elettronica copia della ricevuta e del programma  sottoscritto per accettazione.
  3. Per raduni che sono aperti anche ai non tesserati, i primi cinque giorni di apertura sono riservati alle sole prenotazioni dei Soci.
  4. I non tesserati, quando consentito nel programma dell'evento, potranno aderire pagando una quota di partecipazione (sempre indicata nel programma). La quota oltre che permette di partecipare all'evento senza essere tesserati con l'Associazione, consente di usufruire delle stesse agevolazioni offerte ai soci. La possibilità di partecipare e la quota sarà stabilita di volta in volta a seconda dell'evento.
  5. Nel caso in cui i non tesserati decidessero di associarsi durante l'evento stesso, la quota di partecipazione verrà scalata dal totale della quota di tesseramento.
  6. Nel caso in cui i non tesserati decidessero di tesserarsi ad evento concluso, la quota di tesseramento sarà a prezzo pieno (anno 2019 €10.00).
  7. Per i Soci la quota di partecipazione a tutti gli eventi è pari a €0,00 (zero) per tutto l'anno.

Assegnazione posti
  1. Le richieste di partecipazione verranno accolte e numerate secondo i seguenti criteri:
    1. data di versamento dell’acconto e/o saldo (sarà specificato in ogni programma);
    2. data di invio della ricevuta e del programma sottoscritto (ove previsto).
  2. In  caso di richiesta superiore alla disponibilità, in deroga a quanto  indicato nel precedente capoverso, si terrà conto dell’anzianità di  adesione all’Associazione per  le richieste dei Soci pervenute nei primi  cinque giorni.
  3. Allo  scadere del termine previsto per l’iscrizione o, precedentemente, al  raggiungimento del numero massimo di adesioni verrà redatto l’elenco dei  Partecipanti iscritti.
  4. Nel  caso in cui le richieste di partecipazione ad un raduno fossero  superiori al numero massimo previsto di Partecipanti stabilito nel  programma, verrà formata una lista di attesa.

Recesso e rimborsi
  1. E’ fatta salva la facoltà del Partecipante di recedere in qualunque momento dal raduno.  La comunicazione dovrà avvenire solo tramite il link di "Rinuncia"  che si trova sul nostro sito web www.piccoliamiciincamper.it  all'interno di ogni programma e non utilizzando altre procedure (NO sms, NO chiamate...). In tal caso:
    1. Il partecipante rinunciatario avrà diritto al rimborso di quanto versato per il raduno,  fermo restando che tale rimborso sarà decurtato delle eventuali penalità  da riconoscere a tutti gli operatori turistici che intervengano nella  manifestazione (operatori turistici, vettori, alberghi, camping,  ristoranti, e quant’altro) e, pro-quota, delle spese sostenute  dall’Associazione per l’organizzazione del raduno;
    2. Esclusivamente  per i raduni di breve durata, denominati “fuori porta” (quindi weekend e tutti gli eventi organizzati durante una festività: es. Pasqua), verrà trattenuto in cifra fissa il  50% dell’acconto versato per spese di gestione se la rinuncia viene inviata prima della data di saldo, successivamente verrà trattenuto l'intero importo.
  2. Non hanno diritto ad alcun rimborso i Partecipanti:
    1. che rinunciano dopo la data del saldo (data pianificata a seconda dell'evento e riportata in ogni programma);
    2. che non si presentino alla partenza;
    3. impossibilitati  ad iniziare o proseguire il viaggio a causa della mancanza o della  irregolarità dei documenti personali o del proprio mezzo, e/o delle  certificazioni sanitarie che fossero necessarie, per sé stessi o per gli  animali al seguito, per il luogo di destinazione del raduno;
    4. che per qualsiasi motivo lascino il Gruppo in fase di svolgimento del raduno;
    5. dopo un temporaneo allontanamento dal Gruppo non si ricongiungano ad esso nei tempi concordati.
    6. Lo Staff si riserva di valutare ogni singolo episodio.

Annullamento del raduno
  1. Lo  svolgimento del raduno è subordinato al raggiungimento del previsto  numero minimo di Partecipanti. L’Associazione si riserva tuttavia  l’insindacabile facoltà di procedere allo svolgimento del raduno anche  nel caso non si raggiunga il numero minimo di adesioni.
  2. L’annullamento  della manifestazione dovrà essere comunicato ai Partecipanti non oltre  il decimo giorno antecedente l’inizio del raduno.
  3. In  deroga a quanto previsto dal precedente capoverso, l’Associazione potrà in qualunque momento procedere all’annullamento del raduno nel caso di  sopravvenuta, improvvisa ed imprevedibile indisponibilità del  Coordinatore, che l’Associazione non sia riuscito a sostituire  tempestivamente.
  4. In  caso di annullamento della manifestazione l’Associazione provvederà al  rimborso degli acconti ricevuti entro 30 giorni dalla comunicazione ai  Partecipanti dell’annullamento della manifestazione, fatta eccezione per  l’ipotesi contemplata dal precedente capoverso.

Partecipanti
  1. Ogni  Partecipante dovrà coadiuvare al meglio il Coordinatore per favorire il  regolare svolgimento del raduno ed adoperarsi per contribuire a creare  quelle occasioni di incontro e spirito di gruppo fra i Partecipanti che  rappresentano lo scopo sociale dell’Associazione.
  2. Per lo svolgimento della manifestazione i Partecipanti dovranno attenersi  strettamente alle direttive ed alle indicazioni fornite dal  Coordinatore, anche tramite i suoi Aiutanti.
  3. Ciascun Partecipante è responsabile del comportamento tenuto dal proprio  equipaggio, e delle cose ed animali al seguito. E’ fatto divieto a ciascun partecipante di allontanarsi dal gruppo senza avvisare  previamente il Coordinatore.
  4. Al  di là delle indicazioni fornite dalla Associazione, compete ai Partecipanti ai raduni l’incombenza di dotarsi dei necessari validi documenti individuali di identità e/o per l’espatrio, nonché delle  certificazioni sanitarie, anche per eventuali animali domestici al  seguito, che fossero necessarie per il luogo di destinazione del raduno o  dell’evento.
  5. Il Partecipante è tenuto a garantire la perfetta funzionalità del proprio mezzo per tutta la durata del raduno.
  6. Ogni  mezzo che parteciperà al raduno dovrà essere adeguatamente assicurato contro la responsabilità civile, sia per la circolazione sia per la  sosta, a cura e spese del Partecipante. Nel corso del raduno l’Associazione è completamente esonerata da qualsivoglia responsabilità  in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi cagionati  direttamente o indirettamente da taluno dei Partecipanti.
  7. I  Partecipanti acconsentono che eventuali residui di spesa rimangano assegnati all’Associazione a titolo di versamento volontario per il  raggiungimento degli scopi associativi.
  8. Nel  caso l’Associazione si sia rivolta, per l’esecuzione del raduno, ad un  operatore turistico, il Partecipante dichiara sin d’ora di nulla avere  da obiettare e di condividere tale determinazione.

Contestazioni
  1. L’Associazione, il Coordinatore e gli eventuali aiutanti restano esonerati da qualsiasi responsabilità:
    1. ove la mancata o inesatta esecuzione del programma sia imputabile a terzi, a carttere imprevedibile o al Partecipante;
    2. in caso di incidenti, di danni alle persone o alle cose, di furti ed incendi nel corso dello svolgimento del raduno.
  2. Per  qualsiasi contestazione inerente lo svolgimento del raduno i  Partecipanti dovranno sporgere i propri reclami in loco direttamente al  fornitore del servizio (campeggi, ristoranti, musei e quant’altro) ma ciò può avvenire solo dopo aver informato lo Staff. Qualora il problema non  dovesse risolversi nell’immediato, e ove l’organizzazione del raduno sia  stata predisposta da un operatore turistico, il Partecipante dovrà  personalmente sporgere reclamo a tale operatore entro dieci giorni  lavorativi dal rientro nella località di partenza, mediante l’invio di  una raccomandata AR, e ciò ai sensi e per gli effetti della normativa  vigente in materia.

Privacy
  1. Ai  sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i  Partecipanti autorizzano l’Associazione a trattare i dati solo per  quanto sia strettamente necessario per l’organizzazione del raduno.

Utilizzo immagini
  1. I Partecipanti autorizzano l’Associazione ad utilizzare le immagini  fotografiche e/o video, proprie o riprese da terzi, realizzate nel corso  del raduno, contenenti o meno la propria immagine e quella dei membri  dell’intero equipaggio compresi i minori, per uso di pubblicazione,  affissione e/o editoriale su tutti i media istituzionali ed i mezzi  pubblicitari in genere, senza limiti di luogo e di tempo. Ne vietano  altresì l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed  il decoro come previsto dalle leggi vigenti.

Buonsenso
  1. I partecipanti sono pregati di mantenere sempre un comportamento consono allo spirito del gruppo, tenendo sempre a mente che questa Associazione nasce con lo scopo di sviluppare tutte le attività culturali, ricreative, sportive e di  promozione sociale che ruotino attorno al tema dei bimbi e delle loro  famiglie.
  2. Ogni dato, informazione o dubbio di proprio interesse non riportato nel programma, il singolo socio è pregato di autoinformarsi con l'utilizzo del web o tramite tutte le fonti necessarie senza dover porre dubbi o quesiti allo Staff.

Richiamo
  1. Restano  salve le diverse disposizioni, norme, regole e previsioni che dovessero  essere previste nel programma specifico di ciascun raduno.

Ultima modifica 01 febbraio 2019
seguiranno aggiornamenti

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